תיאור
המדור לביקורים רשמיים ואורחי יד ושם אמון על תיאום וטיפול בביקורים הרשמיים המגיעים למדינת ישראל וליד ושם מטעם משרד החוץ ושאר גורמי ממשל, משלחות רשמיות ואורחי שגרירויות. כמו כן המדור אחראי על הטיפול באורחי ההנהלה ושאר אגפי יד ושם.
המדור יוזם, מתכנן, מפיק ומבצע ביקורים לאישים, ידוענים ומשפיענים במרחב הציבורי הישראלי והבין-לאומי.
התפקיד כולל תיאום ותפעול לוגיסטי בכל הקשור לאירוח והדרכת אח"מים ואורחי יד ושם המגיעים לביקור ביד ושם וביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תיאור התפקיד:
• ייזום, תכנון ותפעול ביקורים מורכבים, טקסים וימי עיון.
• תכנון, ריכוז וליווי ביקורים רשמיים כולל הכנת תוכניות ביקור ותיאום עם גורמים בתוך הארגון ומחוצה לו.
• קשר שוטף עם גורמים ממלכתיים, משרדי ממשלה ושגרירויות.
• תיאום הדרכות לאורחי המדור במערכת ההזמנות המקוונת – תיאומי קבוצות, מדריכים, מרצים ונותני עדות בשפות השונות תוך התאמת אופי נותן השירות לצרכי הקבוצה
• קידום, הפקה ותפעול של ביקורי הנהלות בכירות מהמגזר הציבורי.
• הכנת דוחות של ביקורים רשמיים והפצתם ללשכת היו"ר והגורמים הרלוונטיים ביד ושם.
• סיוע בהובלת פרוייקטים ייחודיים על פי צרכי הנהלת המדור והאגף.
• סיוע לוגיסטי בהפקת טקס הנחת הזרים וקשר עם ארגוני ניצולי השואה
דרישות
• עברית ואנגלית ברמת שפת אם, דיבור וניסוח (התפקיד כולל תכתובת רשמית רבה באנגלית)
• שליטה במיומנויות מחשב ובכל תוכנות Office
• ניסיון מוכח בתפקיד אדמיניסטרטיבי/לוגיסטי
• ידע בתחום תולדות השואה – יתרון
• ידע בשפות נוספות – יתרון
• יחסי אנוש מעולים ושירותיות לצד אסרטיביות
• יכולת ארגונית גבוהה
• יכולת התמודדות עם מצבי לחץ
• יכולת עבודה עצמאית ובצוות
• זמינות לעבודה בשעות לא שגרתיות
• ייצוגיות
תנאי המשרה:
• היקף משרה: 100%
• סוג משרה: זמני ( החלפה לחופשת לידה )
• שכר בהתאם לטבלת המדרגים של יד ושם
• תאריך תחילת עבודה – ינואר 2025
• המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד
*הגיוס למשרה הינו פנימי וחיצוני*
בתהליך הגיוס יישקל בחיוב מתן העדפה מתקנת למועמדים עם מוגבלות הזכאים לייצוג הולם ולפיכך המועמדים רשאים, אך לא חייבים, לציין זאת בעת הגשת המועמדות