המתאם האדמיניסטרטיבי מסייע למנהל הדסק לבצע את מכלול הפעולות האדמיניסטרטיביות הנחוצות לניהול הדסק. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.

• ביצוע תחקיר על תורמים, ותורמים פוטנציאליים

• סיוע למנהל הדסק ביצירה ובשימור של קשר ישיר עם תורמים ותורמים פוטנציאליים של הדסק 

• התכתבות כללית עם תורמים וניהול קשר לקביעת פגישות לנסיעות עבודה של מנהל/ת הדסק, ו/או צוות יד ושם; סיוע בתכנון ותיאום הנסיעות

• ביצוע פעולות המשך (Follow up) לאחר מפגשים, ולאחר שיחות בכתב ובעל פה

• הובלת פעולות שיגרת שמירת קשר (ניוזלטר, הזמנות לאירועים, טלפונים במועדים מיוחדים וכד')

• תיאום בין תורמים ובין כלל אגפי יד ושם, בנוגע לבקשות של תורמים (תחקירים, תרומת פריטים, וכו')

• מתן מכלול שירותי תמיכה לאגודות הידידים דוברות השפה הגרמנית בפעולות הגיוס.

• תכנון ותיאום לוגיסטי של ביקורי תורמים ותורמים פוטנציאליים, וכן של אירועי תורמים

• ליווי וצילום ביקורים, ואיסוף על תורמי הדסק לצרכי שיווק ופרסום

• סיוע בתיאום ותכנון ביקורי עבודה של צוותי האגודות דוברות גרמנית ביד ושם

• סיוע בתיאום ותכנון מפגשי עבודה קבועים בין צוות הדסק וצוות האגודה

• סיוע בתרגום לגרמנית

• ריכוז נתוני לקוחות ועדכון מסד נתונים שוטף ב – CRM; סיוע למנהל הדסק בהכנת דו"חות 

• טיפול בהוקרות ובשילוט בהתאם להסכמים, בתיאום עם רכזת הוקרות