תיאור
אחריות על ניהול ההיבט האדמיניסטרטיבי תפעולי של המחלקה וכן ההיבט הכספי של התנהלותה; מתן מענה לצרכי המחלקה – מנהלת המחלקה והצוות, בתחומי הלוגיסטיקה, התפעול והאדמיניסטרציה. סיוע למנהלת המחלקה בניהול השוטף וכן בתהליכי מעקב ובקרה על ביצוע; מתן סיוע לרכזים במיקוד משימותיהם. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות:
אחריות לטיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה
• מתן סיוע אדמיניסטרטיבי למנהלת המחלקה וסיוע בהפקת התוכנית השנתית ונגזרות בהיבטי התפעול והלוגיסטיקה
• תכנון וניהול עבודת הצוות האדמיניסטרטיבי, מעקב אחר ביצוע המשימות ומתן פתרונות
• עבודה עם צוותי המחלקה וגורמים חיצוניים לזיהוי, תכנון ויישום הצרכים הלוגיסטיים -אדמיניסטרטיביים הנדרשים
• אפיון צרכים טכנולוגיים בשת"פ עם צוותי המחלקה ואגף טכנולוגיות מידע בארגון
• מתן שרות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי יד ושם
• רישום קליטה ועדכון מדריכים / מרצים במערכות האגף
• ריכוז הטיפול בפניות הציבור של המחלקה והעברה לגורם המתאים
אחריות לתיאום תפעול לוגיסטי - כנסים, סמינרים, ימי עיון והשתלמויות
• תכנון ותפעול סמינרים, ימי עיון, השתלמויות וכנסים רבי משתתפים בהיבט הלוגיסטי-תפעולי
• אחריות לטיפול בהיסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון וצרכים לוגיסטיים שונים כולל תכנון וסידור כיתות
• אחריות על הקלדת נתוני הפעילות ותשלומים למדריכים, מרצים וספקים, וניהול כספים של המחלקה (החזרי טיסות, קביעת תשלום לפעילויות)
• הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי הצורך
דרישות
• השכלה תיכונית – חובה; תואר ראשון – יתרון
• ידיעת השפה האנגלית על בוריה (בע"פ ובכתב) – חובה
• ידיעת השפה העברית ברמה טובה מאוד (בע"פ ובכתב) – חובה
• שליטה בשפות נוספות – יתרון
• שליטה טובה וניסיון בעבודה בכל תוכנות ה- office – חובה
• ניסיון בעבודה בתפקיד רלוונטי – חובה
• ניסיון בעבודה מול קהל היעד – יתרון
• ניסיון בעבודה בסביבה מרובת משימות
• אוריינטציה טכנולוגית
• יוזמה, יכולת ארגון, שירותיות; יחסי אנוש מעולים
• יכולת עבודה בצוות
• נכונות למתן מענה בשעות לא שגרתיות
תנאי המשרה:
• היקף משרה 100%
• סוג משרה ליבה, מדרג 4
• שכר בהתאם למדרגי השכר המקובלים ביד ושם
• תאריך תחילת עבודה – מידי
• המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד
המשרה מוצעת לאיוש פנימי וחיצוני
הגשת קורות חיים לכתובת [email protected]
נא לציין קוד משרה בשורת הנושא במייל - JB-157
בתהליך הגיוס יישקל בחיוב מתן העדפה מתקנת למועמדים עם מוגבלות הזכאים לייצוג הולם ולפיכך המועמדים רשאים, אך לא חייבים, לציין זאת בעת הגשת המועמדות
*רק פניות מתאימות תענינה*